| 1. | Indledende bemærkninger |
| 1.1 | Formål |
| 1.1.1 | Hos VetEmbryo vil vi løbende komme til at behandle forskellige persondata om dig i forbindelse med, at du er kunde hos os. Dette vil både være i form af elektronisk og anden systematisk måde. Det er nødvendigt for, at du kan blive kunde hos os, således at vi kan behandle dine dyr. Vi er i den forbindelse forpligtet til at orientere dig om, hvilke oplysninger vi indhenter, registrerer, videregiver eller i øvrigt behandler. |
| 1.1.2 | Det overordnede formål med behandlingen af dine oplysninger er at kunne foretage den administration, der er knyttet til konsultationer/behandling for dit/dine dyr, dvs. aftaleindgåelsen, behandlingsprocessens opstart, forløb og afslutning, herunder i relation til de ydelser mv., du har ret til, samt de forpligtelser, du er underlagt. |
| 1.2 | Dataansvar og kontraktoplysninger |
| 1.2.1 | VetEmbryo er dataansvarlig for de oplysninger, der behandles af os, og har således i henhold til databeskyttelseslovgivningen ansvaret for, at dine personoplysninger behandles lovligt. |
| 1.2.2 | For alle de nævnte personoplysninger gælder, at de behandles i overensstemmelse med de retningslinjer og rammer, databeskyttelseslovgivningen samt evt. øvrig lovgivning sætter herfor. |
| 1.2.3 | Dette indebærer bl.a., at du til enhver tid kan rette henvendelse til VetEmbryo (Hovedgaden 55, 6230 Rødekro, tlf. 74 68 11 51, e-mail: info@vetembryo.dk, www.vetembryo.dk), hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende i henhold til databeskyttelseslovgivningen. |
| 2. | Behandling af persondata |
| 2.1 | Kundekartotek |
| 2.1.1 | Når du kontakter os, opretter vi en journal på dig og dit/dine dyr i vores kundekartotek (elektroniske it-system). Her registrerer vi en række forskellige personoplysninger, der som udgangspunkt stammer fra dig selv. |
| 2.1.2 | Vi registrerer bl.a. identifikationsnummer på dit/dine dyr og ejers kontaktoplysninger, herunder ejers navn, privatadresse, telefonnummer, cvr nr. (hvis det er aktuelt) samt e-mailadresse. Herudover registreres løbende journaloplysninger om dit/dine dyr. Endelig kan der registreres oplysninger om andre særlige forhold som fx forsikringer, sundhedsordninger, evt. aftaler om kredit eller aftaler om andre betalere. |
| 2.1.3 | Oplysningerne i systemet kan vi evt. samkøre med oplysninger om andre kunder, fx for at lave forskellige former for statistikker og opgørelser til intern brug samt ved påkrav fra offentlige myndigheder. |
| 2.1.4 | Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b). |
| 2.2 | Ordinering, indberetning samt fortegnelser over receptpligtige lægemidler |
| 2.2.1 | Veterinære recepter indeholder dine personoplysninger som dit navn og adresse. Det er fastsat ved lov, hvilke oplysninger, herunder personoplysninger, en veterinær recept skal indeholde for, at et apotek må godkende den udstedte veterinære recept, så du som kunde kan få udleveret den ordinerede medicin til dit/dine dyr. Veterinære recepter er hjemlet i bekendtgørelse om recepter og dosisdispensering af lægemidler. |
| 2.2.2 | Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 3 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra c). |
| 2.3 | E-mails |
| 2.3.1 | Vi logger centralt de e-mails, der bliver sendt fra dig til VetEmbryo og sendt fra VetEmbryo til dig. Det vil sige, at vi registrerer, hvem e-mailen er fra, at den er sendt til eller fra dig og hvornår e-mailen er sendt og modtaget. Indholdet af de e-mails, som du modtager og sender til VetEmbryo, vil som udgangspunkt blive gemt i vores e-mail arkiv. |
| 2.3.2 | Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b). |
| 2.4 | Kalendersystem |
| 2.4.1 | I vores elektroniske kalender registrerer vi de aftaler, vi har med kunden. Vi anfører i den forbindelse dit navn, adresse, telefonnummer og eventuelt identifikationsoplysninger på din(e) heste. |
| 2.4.2 | Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b). |
| 2.5 | Laboratorieprøver samt -svar |
| 2.5.1 | Hvis der udtages prøver på dit/dine dyr, herunder undersøgelse af blod samt parasitundersøgelser på fæces, vil VetEmbryo selv kunne dyrke og udrede svar på nogle af prøverne. Såfremt VetEmbryo ikke har udstyret til at udrede prøvesvaret på en udtaget prøve, vil prøven blive sendt til et eksternt laboratorium i Danmark eller EU/EØS-lande samt eventuelt lande uden for EU/EØS. Når prøven sendes, og svar herpå modtages, vil denne indeholde personoplysninger på dig, som dit navn samt identifikationsnummer på din(e) heste. Dine personoplysninger vil blive behandlet, jf. denne skrivelses pkt. 3.2. |
| 2.5.2 | Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b). |
| 2.6 | Registrering af dyr i registrer |
| 2.6.1 | Registrering af heste hos SEGES: Alle heste i Danmark skal have et pas med medicinsider, jf. bekendtgørelse om identifikation af dyr af hesteslægten. Bekendtgørelsen supplerer EU-forordning 504/2008 af 6. juni 2008. Det er SEGES, der i Danmark udsteder hestepas og dermed registrerer heste. Det er tillige lovpligtigt at lade sin hest ejerskifte samt registrere afgang (døde heste) til SEGES. Hvis VetEmbryo på dine vegne forestår eller hjælper dig med ovennævnte, anvender og sender vi personoplysninger på dig samt identifikationsoplysninger på din hest til relevante personer, private virksomheder og myndigheder. |
| 2.6.2 | Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b). |
| 2.7 | Betaling |
| 2.7.1 | Vores system til håndtering af betaling er samkørt med kundekartoteket, hvorfor behandling af dine personoplysninger sker jf. denne skrivelses pkt. 2.1. |
| 2.7.2 | Hvis kreditaftale helt ekstraordinært indgås mellem dig som kunde og VetEmbryo, vil dette som udgangspunkt kun være muligt, såfremt du afgiver dit cpr.nr. Samtykkeerklæring til behandling af cpr.nr. udfyldes og underskrives af kunden, inden kreditaftale indgås. |
| 2.7.3 | Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 1-2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra a-b). |
| 3. | Opbevaring, overførsel og videregivelse mv. |
| 3.1 | Opbevaring af persondata |
| 3.1.1 | Oplysningerne om dig opbevares på virksomhedens adresse og i vores login-beskyttede IT-systemer. Vi opbevarer personoplysningerne i den tidsperiode, hvor formålet med opbevaring af oplysninger er relevant. |
| 3.1.2 | Visse oplysninger opbevares tillige hos vores databehandlere i forbindelse med de drifts- og it-sikkerhedsmæssige opgaver (som fx ekstern hosting af it-programmer, softwarebackup mv.), vi får løst eksternt. Opbevaring af oplysningerne hos eksterne samarbejdspartnere (vores databehandlere) er undergivet de danske databeskyttelsesregler, og der er indgået databehandleraftaler med databehandlere, der skal sikre, at dine oplysninger bl.a. ikke kommer uvedkommende i hænde. |
| 3.1.3 | Dine personoplysninger kan også overlades til vores advokater eller revisorer til brug for løsningen af en konkret opgave. Det kan fx være, hvis VetEmbryo har brugt juridisk eller revisionsmæssig bistand i en sag, hvor du er involveret, og hvor de relevante personoplysninger derfor skal bruges af vores revisor eller advokat. |
| 3.2 | Overførsel til tredjelande |
| 3.2.1 | Visse af dine data kan evt. blive overført til lande beliggende uden for EU/EØS. Dette skyldes, at vores databehandler/databehandlere kan benytte bl.a. servere beliggende i f.eks. Storbritannien. |
| 3.2.2 | Overførsel af dine personoplysninger til f.eks. Storbritannien sker på baggrund af EU’s standardkontrakter om overførsel af personoplysninger til tredjelande, der derved garanterer et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau. |
| 3.3 | Videregivelse |
| 3.3.1 | I forbindelse med bl.a. refusion fra forsikringsselskaber, refusion fra kommuner og videregivelse af journalmateriale, herunder røntgenbilleder og prøvesvar til anden dyrlæge i forbindelse med henvisning til bl.a. specialist, eller kundens ønske om skift til anden dyrlæge, videregives epikriser eller kundens journal, jf. Den Danske Dyrlægeforenings Etiske kodeks til relevante offentlige myndigheder og private virksomheder som beskrevet ovenfor i denne skrivelse. Materialet vil indeholde personoplysninger om dig samt identifikationsoplysninger om dit/dine dyr. |
| 3.3.2 | Derudover kan VetEmbryo videregive personoplysninger om dig og dit/dine dyr til vores forsikringsselskab eller andre forsikringsselskaber, hvis dette er relevant og nødvendigt til brug for deres behandling af anmeldte skader mv. |
| 3.4 | Sletning af data |
| 3.4.1 | Databeskyttelseslovgivningen indeholder ikke specifikke regler om, hvornår personoplysninger skal slettes i kundeforhold. Dette skal afgøres af VetEmbryo som dataansvarlig i den enkelte situation. Ved vurderingen heraf skal der navnlig lægges vægt på, om en fortsat opbevaring tjener et sagligt formål. |
| 3.4.2 | Hensynet til at kunne opbevare dokumentation for historikken i en kundesag/kundejournal, herunder at VetEmbryo har mulighed for at se, hvilke skridt der tidligere er foretaget i kundesagen/kundejournalen, anses i praksis for et sagligt formål. De data, VetEmbryo bruger til at administrere dit kundeforhold, vil derfor som udgangspunkt først blive slettet, tidligst 5 år efter kundeforholdet er ophørt, idet det er lovpligtigt, at recepter opbevares i 5 år. |
| 3.4.3 | Øvrige oplysninger om dig, som ikke er nødvendige at opbevare for at administrere dit kundeforhold, vil blive slettet på det tidspunkt, hvor der ikke længere er noget sagligt behov for fortsat opbevaring, eller hvis lovgivningen i øvrigt pålægger os at slette disse oplysninger på et bestemt tidspunkt. |
| 4. | Dine rettigheder |
| 4.1 | Oplysningspligt |
| 4.1.1 | Databeskyttelseslovgivningen giver dig forskellige rettigheder, når vi behandler elektronisk persondata om dig. Lovgivningen pålægger os visse pligter – som fx at fortælle dig, at vi har indsamlet eller vil indsamle persondata om dig. |
| 4.1.2 | Hvis vi i særlige tilfælde behandler andre persondata om dig eller foretager en anden form for behandling end den, vi beskriver her i denne skrivelse, vil VetEmbryo informere dig særskilt om dette. |
| 4.2 | Indsigt, berigtigelse mv. |
| 4.2.1 | Du har også ret til at få at vide, hvilke personoplysninger om dig vi har samlet i forbindelse med dit kundeforhold, og du har ret til at få indsigt i oplysningerne. Du har ret til at bede om, at vi begrænser, retter eller sletter personoplysninger, hvis du mener, at de fx er forkerte eller giver et forkert indtryk. |
| 4.2.2 | I det omfang, du har givet dit samtykke til behandling af dine persondata, har du altid mulighed for at tilbagekalde dette. VetEmbryo kan dog fortsat behandle dine personoplysninger, hvis VetEmbryo har et grundlag herfor. |
| 4.3 | Yderligere oplysninger |
| 4.3.1 | I det omfang, du har spørgsmål til ovenstående eller dine rettigheder i henhold til databeskyttelseslovgivningen, har du altid mulighed for at kontakte VetEmbryo. Du kan læse mere om databeskyttelseslovgivningen og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk |
